La revolución digital ha traído innumerables avances para la mejora de la productividad y eficiencia de procesos. Al mismo tiempo, el habitual mal uso de las herramientas que forman parte de nuestra cotidianeidad, está ocasionando unos resultados nefastos en la forma de comunicarnos y en la baja productividad de los equipos en las empresas.

Tras varios años trabajando con empresarios y sus equipos, he percibido altos niveles de estrés en las personas que lo componen, así como baja productividad, y todo ello es aceptado como algo normal. Por eso decidí hacer una investigación, en la que han participado 1.452 empresarios, ejecutivos y trabajadores de empresas de toda España y de distintos sectores de actividad, consiguiendo con ello una muestra muy representativa que avala las conclusiones finales de este estudio sobre la mala gestión del tiempo por los avances tecnológicos.

El 46% de los entrevistados pasa 4 horas o más al teléfono, lo que supone un uso abusivo e ineficiente de este sistema de comunicación. Las conversaciones suelen ser muchas de ellas innecesarias, recibidas en momentos de concentración, con la consiguiente pérdida de productividad, y en general más largas de lo necesario para la resolución del problema objeto de la llamada.

En relación a las reuniones de trabajo, el 29% dice que suelen ser muy largas e improductivas y el 42% apunta que no se toman decisiones. Esta tendencia a la “reunitis” nos lleva a unas pérdidas de tiempo enormes y a no aprovechar esa oportunidad para alinear equipos y marcar directrices que mejoren la marcha del negocio.

El 28% de las personas son interrumpidas más de seis veces al día por otros compañeros y el 47% más de 10 veces. Son datos reveladores de la falta de planificación y definición del contenido de cada puesto de trabajo. Eso genera caos, ineficiencias y estrés. Cuando las empresas realizan una planificación anual y luego una trimestral, y esto se traspasa a cada puesto de trabajo, todas estas interrupciones se reducen drásticamente.

El 69% tiene en su teléfono activado la llegada de Mails y otro tipo de notificaciones y el 52% tiene una ventana emergente en su ordenador que le avisa de la llegada de mails. El 41% destina más de 3 horas al día a mirar en su móvil los mensajes recibidos. Sin duda alguna, esto es lo que denomino como cáncer digital. El daño que produce a la productividad y concentración de las personas el mal uso de la tecnología lleva a situaciones tan extremas como las descritas.

Todo ello puede ser revertido a través de un plan de acción donde se reeduque a las personas en el uso positivo y correcto de su tiempo.Para conseguirlo, recomendamos las siguientes acciones:

Eliminar del ordenador y dispositivos móviles las ventanas emergentes y avisos de llegadas de mensajes y mails para evitar las interrupciones en las tareas.

Hacer reuniones de media hora, como máximo, con un orden del día previamente conocido por los asistentes para que éstos vayan debidamente preparados. Establecer un acta con las conclusiones y las tareas a realizar por cada uno en forma y plazo para el seguimiento en la siguiente sesión.

No atender, con carácter general, llamadas telefónicas y hacerlo solo en determinadas franjas horarias para no interrumpir la ejecución de tareas. Y advertir al interlocutor que dispone de solo cinco minutos para conseguir que sea breve.

Establecer un horario de atención al compañero que concentre las interrupciones continuas en determinadas franjas horarias.

Con tan solo estas 4 medidas se consigue un enorme aumento de la productividad, reducción de estrés y lo más importante: un control sobre nuestras vidas. Así nuestro tiempo dejará de estar en manos de las acciones de terceros y recuperaremos nuestra capacidad de decidir qué hacer en cada momento.